Pirámide documental.

En esta ocasión presentaremos manuales de procedimientos y puestos, ejemplos de política de calidad y procesos instructivos.

Pirámide documental. (Henry Manuel Correa, 2016)

1.- Política de calidad del hotel Miramar.

2.-Manual de organización de restaurantes campestres de la Universidad Autónoma de Chapingo.

3.-Manual de procesos sustentables del hotel Barlovento Cartega.

4.-Manual de puestos del hotel Yaiza.

5.-Manual de instructivo del área de venta  del hotel Benidorm.

6.-Registro de reservaciones del hotel Crowne plaza.

7.- Manual de inducción del hotel Yaiza.


Referencias:

Alexander Pascual, J.G.(2008) Manual de organización del departamento de restaurant campestre. Universidad Autónoma de Chapingo, México; Chapingo.

Hotel Barlovento. (2019). Barlovento Cartega. Colombia. Recuperado de: https://www.hotelbarlovento.com/documentos/SOSTENIBILIDAD.pdf?r=1

Hotel Benidorm. (2019). Bernidorm, Barcelona. España; Barcelona. Recuperado de: https://dspace.itcolima.edu.mx/bitstream/handle/123456789/401/MEMORIA%20DE%20RESIDENCIA.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Hotel Crowne plaza. (2019). Crowne plaza. Panamá. Recuperado de:  http://eird.org/plataforma-regional/registro-hotel.pdf

Hotel Miramar. (2019). Miramar. Peru. Recuperado de: http://www.hotelmiramar.es/wp-content/uploads/2017/03/POLITICA-DE-CALIDAD-_web.pdf

Hotel Yaisa. (2019) Hotel Yaisa. Recuperado de: http://www.princesayaiza.com/img/jobs/py.pdf

Controlador de costos

Una pieza fundamental para el control financiero de cualquier empresa, pero, ¿de que se encarga? Controlar y supervisar que se cumplan de una manera eficaz y eficiente las normativas de ingresos y egresos  de insumos para lograr obtener  los estándares  de operación. Dar información oportuna y lograr  ser un eje fundamental para la toma de decisiones y el mejor control de los resultados del hotel.

Control financiero (Iberoamericano, 2017).

Departamento de control de costos:

La Controlaría de Costos es la unidad administrativa que se Encarga del control de  un grupo de subsistemas operativos del hotel que se encuentran en constante coordinación. Estos subsistemas son:

Control de compras

Control de recepción de mercancía

Control de almacenamiento y despacho de mercancía.

Control de producción.

Control de facturación de alimentos y bebidas.

FUNCIONES:

El contralor de costos  es la persona encargada de llevar a cabo los controles de costos establecidos en el área de producción.

Planifica los inventarios físicos.

Toma física de inventarios.

Elabora los asientos contables de costos.

Control de las compras

Control de la recepción de mercancías.

Control de almacenamiento y despacho métodos de inventarios.

Control de producción

Valoración  de recetas y pruebas de rendimiento (porcinamente) Periódicamente  y cuando cambien proveedores.

Información de gastos periódicos de los diferentes departamentos.

Costos diarios.

Elaboración de costos de habitaciones.

Verificar y controlar comparativos de precios fluctuaciones.

Elaborar costos por puntos de venta

Control de la facturación  y venta de alimentos y bebidas.

Control de comandas.

Control de cheques de funcionarios.

Potenciales de bebidas. (Tragos y Cocteles).

Supervisión del mantenimiento de la consistencia  en cantidad y calidad para la preparación de las recetas.

Elaborar y costear los banquetes antes   y después de los eventos.

Analiza los inventarios de productos de  baja rotación.

Supervisar y evaluar los mínimos y máximos de los productos de los diferentes almacenes.

Supervisión directa de los almacenes, receptor de mercancía, centros de producción de Alimentos y  Bebidas y en los puntos de venta.

Tomas de inventarios selectivos tanto en el almacén como en los puntos de venta.

Supervisión de las cavas.

Controlar Par stock de los bares.

Hacer la reconciliación de costos e informes y debe entregarse los primeros días del mes.


REFERENCIAS:

Pymerang. (2019). Perfil de un contralor en una empresa. Recuperado de: http://www.pymerang.com/administracion-de-empresas/1033-el-perfil-del-contralor-en-una-empresa.

Cajero general

Una de las piezas claves para los hoteles medianos y grandes es el cajero general, pero, ¿de que se encarga el cajero general?. El recibe los ingresos diarios de un hotel para poder justificar las entradas de dinero y así justificar cada peso que entra y sale del hotel, básicamente, se encarga que cada peso este en su lugar y que no exista ninguna fuga de capital dentro del hotel.


¿por que es importante?


Imaginemos la siguiente situación; supongamos que un hotel necesita rendir con una cuenta de mínimo $50,000.00 mensuales para poder darle mantenimiento, promoción y todo lo que requiere un hotel para su adecuado funcionamiento, si dentro del hotel empieza a ver fugas de capital sin que nadie lo note, o simplemente que ni siquiera se tenga una cifra en concreto de los ingresos del hotel, el futuro de este hotel se vuelve completamente incierto, por eso la importancia que una persona desarrolle el papel de cajero general en un hotel.

Verificación de ingresos (ITAM, 2015).

Funciones:
-Lleva el control sobre la moneda extranjera recibida en el hotel


-Reportar irregularidades


-Recibe los ingresos diarios del hotel


-Realiza reportes diarios de los ingresos


-Maneja un fondo fijo de la caja general del hotel.


-Verifica que los fondos coincidan con el total reportado


-Se encarga de pagar a los proveedores


-Paga a los empleados


-Paga bonos a los empleados


-Controla cualquier tipo de seguros del hotel y sus empleados


-Controla cualquier tipo de vales que la empresa distribuya


Como vimos, una pieza clave de la administración financiera de un hotel es el cajero general.

PERFIL DEL CAJERO GENERAL:

Educación:

Título Universitario a nivel de Licenciatura en cualquiera de las siguientes carreras: Contabilidad, Administración Pública, Administración de Empresas o Finanzas.

Experiencia:

Dos años de experiencia como cajero.

Educación Continua:

- Curso sobre operación de computadoras y sus aplicaciones.

- Seminario de atención al cliente.

- Seminario de detección de billetes falsos.

Conocimientos:

-Ciclo completo de contabilidad.

- Procedimientos en el manejo de caja.

- Métodos y normas de Contabilidad Gubernamental.

- Manejo de documentos y formularios de uso en la caja.

Habilidades para:

-Expresarse de forma oral   y por  escrito  fluidamente.

-Percibir detalles y cantidades.

-Concentrarse en medio de distracciones.

-Equilibrio emocional general para enfrentarse a emergencias.

-Recordar números, palabras y personas.

Destrezas:

-En los dedos para el manejo de dinero, documentos y máquina, calculadora, computadora, sumadora y de escribir.

-Para contar y cambiar dinero con exactitud y rapidez.

Estándares de Rendimiento

-Verifica diariamente los informes diarios de caja de los fondos general; imprevisto y de matricula.

-Supervisa al personal diariamente.

-Arquea y balancea las cajas de cobro general.

-Todo los documentos de ingreso de fondos y cuentas son investigados y autorizados diariamente para su clasificación.

-Todos los documentos de valor, dinero y valores oficiales son custodiados diariamente.

-Todos  las boletas de depósito y las bolsas de dinero son preparados para depositarlos en el  Banco.

-Mensualmente coordina acciones de depósitos con la empresa  privada.

-Brinda orientación técnica a los funcionarios de las unidades administrativas, facultades y Sedes Universitarias diariamente.

Referencias

DGE. (2017) Cajero general- funciones- responsabilidades- concidiones de trabajo. [pdf]. Recuperado de: http://www.mtess.gov.py/application/files/5414/7620/6595/CAJERO.pdf

Controlador general

Las funciones del contralor genera se pueden definir como las acciones que decide tomar en el ámbito financiero, es decir; trata de tomar las decisiones correctas para el correcto funcionamiento del hotel.

*Mantiene en constante vigilancia el ingreso y los costos del hotel, es decir, que estos costos no superen lo esperado.

*Esta al tanto de que los costos, gastos e ingresos del hotel estén perfectamente justificados. A la vez es encargado de apoyar en la toma de decisiones claves al gerente general.

En resumen: 

-Establece planes financieros. 

-Interpretar y preparar estados especiales. 

-Supervisar el pago oportuno de impuestos. 

-Gestionar ante las oficinas administrativas todos los asuntos relacionados con 

estas. 

-Establece proyectos para la administración financiera del hotel

Aunque su labor es importante para cualquier hotel, ya sea grande o mediano, lo cierto es que no cualquiera puede desarrollarse para este puesto; los requisitos dependen de cada empresa o hotel, sin embargo estos son algunos de los requisitos (hablando generalmente) 

 que se requieren para tener el perfil de un contralor general.

Requisitos: 

- Contador Público/ Lic. Finanzas (Titulado).

- Maestría. (Preferente)

- Experiencia mínima 3 años en Controlaría de Hoteles.

CONOCIMIENTOS:

• Reglas Fiscales.
• aspectos legales.
• Manejo de Sistema Innsist, Back Office y Front Desk.
• Declaraciones Mensuales, Anuales, DIOT, Municipales y Estatales.
• Impuestos Locales.
• Requerimientos de autoridades por cumplir en los hoteles. (Salubridad, Profeco,  Municipio, Estado, Trabajo, Licencias de Funcionamiento, etc.)
• Preparación de Proyecciones de resultados.
• Emisión de parámetros para generación de presupuestos.
• Manejo de Consolidación de información a nivel corporativo.
• Manejos bancarios y de inversiones.
• Control de proceso de construcciones y remodelaciones.
• Supervisión de viáticos y gastos de representación.
• Manejo de Auditoria a Estados Financieros.
• Manejo de Auditoria Operativa Hotelera.
• Implementación de Políticas y Procedimientos.
• Experiencia en implementación de sistemas contables y de Gestión Hotelera.
• Supervisión de compras corporativas.
• Negociaciones bancarias para conseguir préstamos y mejores condiciones.
• Manejo y control de Nomina.
• Elaboración y Revisión de Contratos

CONOCIMIENTOS:

- Microsoft Office (Excel Avanzado).
- Manejo de Portal SAT

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR.

REFERENCIAS:
PWC,(2014). Contralor. [pdf]. Recuperado de : https://www.earth.ac.cr/wp-content/uploads/2014/11/Contralor.pdf.